Comment Odoo transforme la gestion des interventions des équipes sur le terrain depuis des abonnements clients ?

Du planning à la facturation, un flux 100 % digital et maîtrisé

Le nouveau système Odoo optimise en profondeur la gestion des interventions de l’équipe HYDRO en digitalisant l’intégralité du flux de travail :

de la génération automatique des tâches via les abonnements jusqu’à la facturation,

tout en mettant à disposition des techniciens des outils mobiles simples et efficaces pour un suivi précis sur le terrain.

Cette organisation a été conçue, structurée et déployée par le partenaire et intégrateur Croc'doo, sur base des besoins opérationnels réels de l’équipe.

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1. Une planification automatisée et réellement flexible

L’un des premiers gains est la fin des créations manuelles d’interventions et des plannings approximatifs.

🔹 Génération automatique des interventions

• La confirmation d’un bon de commande ou d’un abonnement (mensuel, trimestriel…) déclenche automatiquement :

  • la création d’un projet,

  • la génération des tâches associées pour l’équipe HYDRO.

• Exemple : pour un contrat mensuel, Odoo génère automatiquement les interventions hebdomadaires.

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🔹 Visibilité globale et ajustements rapides

• Le gestionnaire (Claude) dispose d’une vue Planning claire et centralisée :

  • qui intervient (Steve ou Thomas),

  • chez quel client,

  • à quelle date et à quelle heure.

• En cas d’imprévu (météo, client absent, urgence), une intervention peut être déplacée par simple glisser-déposer, avec mise à jour immédiate du planning des équipes.

🔹 Gestion fine des types de contrats

• Le système distingue automatiquement :

  • les contrats au Forfait (prix fixe),

  • les contrats en Régie (facturation à l’heure).

• Le suivi opérationnel et la facturation s’adaptent sans ressaisie ni calcul manuel.

2. Une application mobile pensée pour le terrain

La véritable transformation se joue sur le terrain.

Les techniciens (Steve, Thomas…) travaillent désormais directement depuis leur smartphone ou tablette.

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🔹 Accès immédiat aux informations clés

Dans chaque tâche, le technicien retrouve :

• l’adresse du site,

• l’itinéraire,

• le numéro de téléphone du client,

• les consignes spécifiques de l’intervention.

🔹 Un workflow clair et guidé

Pour chaque intervention, le processus est volontairement simple et séquentiel :

1. compléter la feuille de travail (photos + commentaires),

2. encoder la feuille de temps,

3. faire signer le client,

4. marquer la tâche comme terminée.

🔹 Preuve d’intervention intégrée

• Les photos (obligatoires ou non selon configuration) permettent :

  • de prouver la présence sur site,

  • de documenter l’état des plantes (gel, taille, remplacement…),

  • de sécuriser la relation client.

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3. Un suivi précis du temps et des coûts

Odoo remplace les estimations approximatives par une mesure réelle et exploitable de l’activité.

🔹 Distinction Travail / Déplacement

• Le technicien encode séparément :

  • le temps de travail effectif,

  • le temps de déplacement.

• Cela permet de vérifier si les forfaits de déplacement sont toujours cohérents avec la réalité terrain.

🔹 Ajout de matériel en temps réel

• Si un produit est utilisé (ex. : terreau, engrais),

  il est ajouté directement depuis le mobile,

  sans oubli ni ressaisie au bureau.

🔹 Chronométrage intelligent

• Une fonction “Lancer” permet de chronométrer l’intervention.

• Le système impose une logique rigoureuse :

  • impossible de faire signer le client tant que le chrono est actif,

  • impossible de clôturer correctement sans feuilles de temps complétées.

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4. Validation et facturation accélérées

Le flux entre le terrain et le bureau devient instantané et fiable.

🔹 Validation sécurisée des heures

• Une fois la tâche terminée :

  • le gestionnaire contrôle les heures,

  • peut les ajuster si nécessaire,

  • puis les valide définitivement.

• Après validation, les données ne sont plus modifiables → facturation sécurisée.

🔹 Une facturation adaptée à chaque modèle

• Régie : facturation basée sur les heures réellement prestées et validées

  (ex. : 2h prestées vs 4h prévues).

• Forfait : facturation basée sur l’abonnement, indépendamment du temps passé,

  tout en conservant la traçabilité pour l’analyse de rentabilité.

🔹 Portail client et transparence

• Les clients disposent d’un portail dédié pour consulter :

  • devis,

  • factures,

  • rapports d’intervention.

• Résultat : moins de questions, moins de contestations, plus de confiance.

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En résumé : du carnet papier au GPS intelligent

Avant, la gestion des interventions ressemblait à un carnet de bord papier :

statique, incomplet, parfois illisible.

Aujourd’hui, avec Odoo, c’est comme passer à un GPS interactif partagé :

• il indique où aller,

• enregistre automatiquement le trajet,

• mesure le temps réel,

• capture des preuves visuelles,

• et prépare la facture avant même le retour au bureau.

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